fbpx

Categories:

Så fort ordet workshop dyker upp i en agenda kommer reaktioner. Alla har en åsikt om workshops. Neeeej, nu ska vi bara bygga torn och leka teamwork säger ena sidan med andra säger YES, nu ska vi jobba i team, utveckla och bygga relationer! Två sidor av samma mynt. Det är inte lätt att göra alla nöjda på konferensen. Men workshop ÄR ett bra format och självklart kan du lyckas med din workshop!

Många gånger kan också tveksamheten till formatet workshop vara befogat. En bra workshop gör inte sig själv. Det räcker inte att visa en presentation och sen köra samtal i mindre grupper. Eller för den delen tro att ett team byggs för att man löser lekfulla tankenötter tillsammans. Den som tror att en workshop blir till, och blir bra, bara för att en grupp samlas i ett rum har verkligen underskattat det jobb som krävs för att få en lyckad och givande workshop.

Det finns otaliga sätt att genomföra en workshop på och det är just hur den är uppbyggd som avgör hur nöjda dina deltagare blir. Avgörande för att din workshop ska bli lyckad är att alla deltagare känner sig inspirerade att aktivt delta och att nya insikter, kunskapsdelning och driv framåt är resultatet efter genomförandet. Hur du ska uppnå detta? Svaret är – planering och förarbete!

En lyckad workshop kräver att dina deltagare först och främst är inspirerade och positiva inför arbetet. Bra planering och information om workshopens syfte och mål gör att alla kan förbereda sig och inte får ”överraskningar” som man kanske inte väntat sig.

 
Vad krävs för en lyckad workshop?

För att lyckas med din workshop behöver du uppnå en lyckad kommunikation mellan deltagarna. Genom kommunikationen hittar vi nya tankebanor, får ny inspiration och kan driva arbete, projekt eller tankar framåt. Och god kommunikation bygger på ett tydligt syfte och mål. Där bör du börja ditt arbete. Vad är syftet med workshopen och vad är målet som förväntas komma ut av den? En lyckad workshop bygger just på kommunikation och samarbete. Utbyte av tankar, erfarenheter och åsikter. Ditt uppdrag är således att hjälpa deltagarna att göra just detta.

I checklistan nedan finns ett gäng tips du  kan använda dig av för att planera och förbereda en workshop där dina deltagare kommer få med sig nya verktyg, insikter och kunskap – och en lust och önskan att komma igång och använda dem! 

Syfte och mål

Ja, som sagt, börja här. Tydliggör varför workshopen genomförs, vad den ska leda till samt hur resultatet ska sedan ska användas. Att redan under workshopen sätta datum eller deadline för uppföljning (eller det som passar för det uppsatta målet) minimerar risken för att arbetet dina deltagare lägger in i workshopen sen rinner ut i ingenting.

Deltagare

Gruppen för din workshop är viktig. Ofta skapas workshops i ett befintligt team eller grupp utan en mer genomtänkt anledning. Välj istället aktivt deltagare som tillsammans kan hantera och diskutera det aktuella ämnet. Det kan vara deltagare med olika roller, olika ålder eller från olika avdelningar. En workshop blandas ibland ihop med teambuilding vilket är en stor miss. En workshop med ett tydligt syfte behöver rätt deltagare för att lyckas. 

Workshopledaren

Workshopledaren har en viktig, och oberoende, roll i att driva workshopen framåt på ett engagerat och utmanande sätt. Workshopledarens uppgift är att ställa frågor för gruppen att hantera, utmana till nya insikter och vinklar samt sammanfatta varje steg av workshopen. Ledaren behöver också kunna ställa besvärliga frågor och vara ifrågasättande. Just den här biten kan vara svårt om du är en del i teamet eller verksamheten själv. Därav finns det många fördelar med att ta in en extern workshopledare. 

Rummet och lokalen behöver också sin planering. Välj bort biosittning för mindre öar eller grupper. Se till att ha bra med yta – hellre för mycket än för lite – så möjlighet finns att ändra om, flytta, gå undan och omgruppera.

Sätt rätt workshop-stämning

Så vad det det här med workshop som format. Gillas inte av alla. För att deltagarna ska vilja, och kanske till och med våga, delta aktivt finns det mycket att vinna på att få rätt stämning. Använd dig återigen av syftet med workshopen och fundera igenom vilken ton du vill ha. Kanske är det värt att lägga först kvarten på en kort övning där alla kommer till tals. Gärna något lättsamt och kul. Det finns mängder med såna här övningar att hitta på nätet – sök på icebreakers. Rätt stämning kommer göra att fler vågar släppa loss och delta för att skapa bättre diskussioner. 

Början och slutet är viktigast 

Oavsett möte eller aktivitet är det början och slutet vi kommer ihåg och tar med oss ut ur rummet. I starten är det syftet och stämningen som sätter tonen. Att avsluta med reflektion och summering är klokt. Allt för ofta rusar vi bara vidare med nästa punkt på agendan och går miste om värdefulla tankar och insikter. Lägg in tid för en reflektionsövning på slutet och gärna en gemensam summering kring syfte och mål. Har workshopen levererat enligt plan och är alla med på upplägg av ev fortsatt arbete eller uppföljning?

Läs mer: Bygg ett framgångsrikt team!

Tydlig inbjudan

För att din workshop ska lyckas behöver även dina deltagare möjlighet att planera. Så skicka i god tid ut en tydlig inbjudan som innehåller start och stopptider, syfte och mål, lite kort om dagordningen samt vilka som deltar. Bifoga även ev förberedande material för inläsning. Alla är olika och några kommer vilja läsa flera gånger medan andra på sin höjd ögnar genom. Men ge alla möjlighet att läsa in sig så mycket som man vill. Se också till att bifoga referensdokument som exempelvis rapporter, projektdokument och ekonomiska underlag. 

Körschema

Sätt en tydlig och synlig agenda i rummet så att alla lätt kan se vad som ska ske, när det är paus och vart det finns extra tid för reflektion eller övningar. Se till att ha lite luft i planeringen men var också tydlig mot workshopledaren att det är denne som har huvudansvaret för att tiden räcker till och att allt hinns med. Fundera även på vilka spelregler som ska gälla under er workshop – tex mobilfritt eller att alla fikar gemensamt. 

Alla gillar olika – se till att blanda muntliga diskussioner med egna reflektioner, skrivövningar enskilt och i grupp samt digitala verktyg.
Det ger alla en möjlighet att få fram sina tankar och åsikter på det sätt som passar dem bäst.

Under arbetets gång

Alla är olika och uppskattar olika sätt att uttrycka sig. Se till att blanda diskussioner med tillfällen för enskilda reflektioner via tex digitala verktyg eller hederliga post it-lappar. Break outs i mindre grupper är också att bra sätt att kunna blanda gruppen. Se också till att ha tillräckligt med utrymme, hellre stort än för smått, och möjlighet till olika möbleringar. Biosittning är ingen vidare lösning för en workshop, kör hellre med öar eller styrelsesittning. 

Dokumentera

En otroligt viktig uppgift som lämpligen ligger på workshopledaren. Ta kort på noteringar som skrivits på white boards, kanske spela in diskussioner om det är mycket som behöver noteras och spara allt material som skapats. Din workshop lyckas ju inte om resultaten aldrig används och implementeras. Finns det möjlighet till att löpande jobba med skriftliga reflektioner kan även detta material vara värt att spara. Kom dock ihåg att informera alla deltagare så de är medvetna om detta. 

Uppföljning efter workshopen

Avsett tid redan i planeringen för arbetet som kommer efter workshopen för sammanställning av slutsatser och resultat. Hur ska arbetet tas vidare och vad blev resultatet av workshopen. Skicka ut en uppföljning till alla deltagare med sammanställning, ev uppföljning eller deadlines är uppsatta samt actionspoints på sånt som kanske inte blev klart. Kom också ihåg att passa på att nyttja tillfället att skicka med ett frågeformulär där du kan få in input, åsikter och tankar om vad deltagaren tyckte om workshopen. 

Signa upp dig!Missa inte vårt nyhetsbrev!

Vi snackar Varumärkesbyggande,
Kommunikation & Marknadsföring.
Tips, material och Checklistor!

Det är mycket jobb för att lyckas med en workshop 

Ja, det är ju en del jobb med att planera, genomföra och följa upp en workshop. Men det är också detta som kommer skilja din workshop från alla trötta möten som sen rinner ut i sanden så snart gruppen lämnar rummet. Just rollen som workshopledare är också en avgörande faktor för framgång. Det är svårt att både leda och vara en av de som ska bidra. Här finns som nämnts tidigare därför mycket att vinna på att ta in en extern part. Här kommer 3Plan in i bilden. Vi kan hjälpa till med hela resan från planering, bokning och inbjudan till genomförande, dokumentation och uppföljning. På det sättet kan även du bli en deltagare som aktivt kan vara med i workshopen och bidra till att föra ert arbete och kommunikation framåt. 

Är du sugen på att verkligen lyckas med din nästa workshop?

Va kul! Vi också! Hör av dig så ser vi hur vi kan sätta upp en workshop för just ditt företag. Via denna länk kan du boka in ett 30 min första samtal så tar vi det därifrån! 

No responses yet

    Lämna ett svar

    Din e-postadress kommer inte publiceras.

    Signa upp dig!

    3Plan News -
    Inspiration, tips och guider en gång i månaden!

    Vi snackar Varumärkesbyggande, Kommunikation och Marknadsföring för företagare!