Planera ditt företagsevent – bra planering är grunden för ett lyckat evenemang!

Ett lyckat företagsevent kräver sin planering. Många gånger är de event som faller platt just för att jobbet med planeringen inte gjorts ordentligt. Du behöver givetvis planera för att ditt event ska bli lyckat och kul. Men, du behöver också ha en tydlig plan med vad du vill få ut av ditt event och vad du ska göra om planerna av någon anledning ändras i sista sekund. Företagsevent är ett ypperligt tillfälle att bjuda kunder, leverantörer och samarbetspartners på något speciellt. Bygga relationer. Visa upp dig och ditt varumärke. Tyvärr är det också så att event ofta kräver både mycket jobb och relativt stora investeringar. Även här är planeringen avgörande för att räkna hem investeringen och se att det är väl värt mödan.

Ha alltid en plan när du ska planera ditt företagsevent

Med plan tänker jag mer strategiskt och affärsinriktat. Det är inte planeringen i form av mat, underhållning eller lokal jag syftar på utan planen för vad du vill ha ut av ditt event. Syftet. Målet. Varför håller du eventet alls? Syftet ”att det är roligt” kan räcka för att bygga teamkänsla internt med tex ett julbord men när det är business behöver din plan gräva djupare. Innan du ens inleder planeringen av eventet behöver du fastställa hur detta evenemang ska ta dig mot dina uppsatta businessmål. Sätt upp KPI:er som är mätbara så du redan från början kan optimera evenemanget från början.

När det är gjort kan du äntligen börja med planeringen för själva upplägget. Jag har listat 10 saker du absolut måste ha koll på för att planera ett genomföra ett lyckat företagsevent.

10 tips för att planera ditt företagsevent

Vilken typ av event passar för att nå dina mål?

Med ditt syfte, mål och KPI:er på plats börjar din planering med att välja vilken typ av event du ska arrangera. Ska det vara uppstyrt i hörsal med efterföljande middag eller passar det bättre med en krocket-turnering och BBQ? Beroende på vad du vill få ut av eventet passar olika typer av lokaler och aktiviteter. Är ditt mål att hinna mingla med alla är plockmat och ståbord att föredra. Vill du få fram tävlingsfeeling och boosta sälj är kanske en mer tävlingsinriktad aktivitet bättre lämpad.

Sätt ihop gästlistan – det hjälper dig hitta datum och format för ditt företagsevent

Den här punkten brukar jag föredra att börja med innan jag sätter datum och plats. Din gästlista kommer nämligen hjälpa dig med både vilken storlek på lokal du behöver samt se vilka datum som kan vara aktuella. Är hälften av de du vill ska komma i samma bransch kan det finnas datum som faller samman med andra event och då inte alls funkar. Kanske behöver du få ihop ett tillräckligt stort gäng för att få ett härligt mingel eller publik. Då vill du se till att stället varken blir för stort så att alla sprider ut sig eller för litet så att det blir för trångt.  

Budget för ditt företagsevent

Då har du ditt format för eventet klart. Du vet vilka du vill bjuda och hur många. Då kommer vi till den lite kluriga biten. Att få ut så mycket som möjligt – för en rimlig peng. Det är dags att sätta upp en budget. Utgå från din plan och målgrupp. Vad är troligen den primära orsaken till att man vill komma? Vilka saker eller moment kan väljas bort utan att det resultat du vill ha blir allt för lidande. Vad kan du göra för att skapa mervärde och är det viktigaste att maten är grym eller att gästerna får med sig en goodiebag när de går hem. Prioritera hårt. Bästa tipset här är faktiskt att välja ut några få tilltänkta gäster som du kanske känner redan och bolla med dem. Vad skulle de vilja ha? Vad tycker de är viktigast av A eller B?

Sätt samman ett team

En så viktig punkt. Du kommer inte kunna göra jobbet själv. Det går nämligen, än så länge, inte att klona sig och du kommer behöva ha ett litet crew som jobbar tätt tillsammans för att få till ett riktigt bra och lyckats företagsevent. Bestäm redan från början vem som gör vad och vem som har vilket ansvarsområde. Samarbeta men detaljstyr inte varandra – det kommer bara resultera i irritation och missförstånd. Utse en huvudansvarig som håller den övergripande kollen på tisramar och budget. Detta säkerställer både att arbetet drivs framåt samtidigt som det inte skenar iväg.

Sätt planen i verket

Med syfte, mål, format, budget och crew på plats är det nu dags att börja jobba efter din plan. Det är dags att boka lokaler, se över catering, möbler, underhållning, ljus, ljud, servering och personal. Allt som skall bokas bör vara på plats i detta skede i din planering av ditt företagsevent. Ett tips här är att alltid vara nyfiken, frågvis och öppen när du är i kontakt med tex anläggningar, produktionsbolag eller underhållare. De har erfarenhet och kunskap som kan lyfta ditt event med det där lilla extra. Kom bara ihåg att stäm av budgeten. Det är lätt att åka med alla bra idéer och utsvävningar som kommer upp.

Locka med en grym inbjudan

Inbjudan, osa och anmälan är absolut värt att lägga tid och energi på. Du har nu också så mycket på plats att du kan ta fram en branding för ditt event. Färger, typsnitt, bilder och känsla som passar för det evenemang du planerar. Inbjudan är den första kontakt dina gäster får med ditt event så planera väl. En glossig inbjudan utskickad per post eller kanske en speciell hemsida skapad endast för eventet. Jobba genom materialet noga och be gärna om synpunkter från någon som är målgrupp för eventet. Är det den info som behövs och lockar? Är det enkelt att anmäla? Planerar du för årets stora grej? Ja men då kanske en save-the-date ska skickas ut i mycket god tid för att säkerställa att alla du vill ska komma kan boka in i kalendern.

Kommunikation

Kommunikation rörande ett event kan se väldigt olika ut. Är det ett helt slutet sällskap finns kanske inte någon vits med att kommunicera och teasa på dina kanaler men är det ett större event där många kan anmäla dig finns ett stort värde i att dela med dig av arbetet framåt, lite behind the scenes, locka med underhållarna som är bokade och härliga bilder från anläggningen. Perfekt för sociala medier och kanske blogginlägg på hemsidan. Bygg upp och locka samtidigt som du kan ta hjälp och ställa frågor och ha små omröstningar. Allt för att bygg upp intresse för dina följare att anmäla sig.

Läs också: Planera din kommunikation – Checklista!

Ha ett ordentligt genrep för ditt företagsevent

Det finns inget värre än att stå i skarpt läge och inse att tidsplanen spricker eller att alla inte hinner dricka upp fördrinken i lugn och ro. Se till att planera in minst ett besök på plats med alla viktiga parter för ett genrep. Kolla med restaurang hur mycket personal de kommer ha på plats, stäm av så att ljud och ljus kommer i tid för att hinna rigga och testa. Är det mycket branding som ska på plats? Vem gör det i god tid? Jobba med checklistor som tydligt anger vem som ansvarar för vad på plats under eventet. Och kanske det viktigaste. Se till att de personer som primärt ska vara på plats med kunder/gäster inte står med på listan.

Ha alltid en plan B

Någon blir sjuk, det regnar eller gästerna blir inte lika många som beräknat. Kolla genom plan B för det som går. Och framför allt – säkerställ att de du köper tjänster av har en Plan B för sitt. Om underhållaren är sjuk, vem ser till att hitta en ersättare? Om cateringen går åt skogen – har restaurangen resurser för att lösa något? Det kommer alltid hända små saker som behöver fixas så se till att ha ett rejält fixar-kit på plats. Saxar, silvertejp, ståltråd, papper, pennor, hygienartiklar, huvudvärkstabletter, åksjuketabletter.. det som är relevant för ditt event.

Det är dags! Dagen D är här och eventet går av stapeln. Det är dags att vara en grym värd och njuta av ett lyckat planerat och genomfört företagsevent. Just den här delen hoppar vi dock över idag och går direkt vidare på nästa punkt som är ovärderlig i din planering.        

Planera för efteråt

Det mindre roliga och som därför ska gå så smidigt som möjligt – städ och fix efteråt. Kan du köpa tjänsterna, kör hårt! Otroligt smidigt och effektivt att ta in en städfirma som verkligen kan sin sak. Ha koll på hur ev frakter ska bokas för att hämta utrustning och hur använd disk och annat ska tillbaka till restauranger. Det är ofta en hel del jobb att samla ihop ett större event så räkna med lite extra händer så detta inte blir en för stor uppgift. Ett lyckat event ska inte sluta i överarbetade och slutkörda medarbetare och personal.

Uppföljning av ditt företagsevent

Sista punkten på listan. Uppföljningen. Det kan vara ett fint och trevligt tackkort eller, om det finns relevans, ett utskick med en undersökning eller önskan om feedback. Allt beroende på ditt events syfte och KPI:er. Dock bör ett företagsevent alltid ha någon form av återkoppling till gästerna. Kanske du hade som mål att skapa nya kunder – då är det nu det är dags att ringa alla leads. Var målet att nätverka – då är det läge att skicka ut tackkort och connecta med alla på LinkedIn kanske? Oavsett så bör du på ett eller annat sätt nyttja detta tillfälle för att knyta ihop säcken för ditt event.

Bra jobbat! Du har tagit dig genom hela planeringen för att få till ett lyckat företagsevent. Ett sista tips nu – spara ALLT! Alla anteckningar, budgetar, priser, kontakter och noteringar. När du ska börja planera nästa event har du så mycket gratis i att ha materialet kvar! Det är just därför det kan vara en idé att ta hjälp av någon som gjort detta många gånger förr. Som också testat på massa saker man INTE ska göra. 3Plan hjälper gärna till med ditt företagsevent. Här kan du läsa mer om eventplanering. Vi kan hjälpa till med allt från planering till genomförande och gör att du kan fokusera på dina gäster.