Idag spenderar vi allt mer tid i möten. Otaliga undersökningar visar att vi tycker det både för många, och för dåliga, möten. Detta år ut och år in. Möten behövs – det är alla överens om – men de mötena måste bli bättre, effektivare och kanske framför allt roligare.
Hur får man då till ett roligt möte? Hur blir ett möte effektivt? Och kan det vara både och på samma gång? För att skapa bättre effekt av våra möten behöver vi aktivera höger hjärnhalva!

Att vara kreativ är väldigt effektivt

Ja men visst, att få utrymme till att vara kreativ är effektivt. När vi känner att vi har möjlighet att släppa tankar och idéer fria tar vi oss snabbare vidare i både problemlösning och brainstorming. För att få upp kreativiteten under själva mötet lönar det sig att lägga tid och energi i förarbetet. Ett bra möte börjar nämligen före själva mötestillfället och fortsätter efteråt. Att se ett möte som en process i flera delar är första steget till att få upp tempen och få med deltagarna.

Mötesprocessen i korthet

Mötet är höjdpunkten i processen givetvis men alla delar är faktiskt lika viktiga för att få ut så mycket som möjligt, och det man vill, ur deltagarna. Enkelt uttryckt består processen av 3 delar – före, under och efter mötet. Första delens jobb står den som sammankallar till mötet för. Under mötet gäller det att alla drar sitt strå till stacken och den sista, efter mötet, står den som jobbar med protokoll för. Att inte hoppa över eller strunta i något av dessa steg är helt avgörande för att dels få ett bra möte, dels få ut det resultat man faktiskt hade mötet för från första början.

Planering före möten

Då ska vi börja planera vårt möte. Är det ett större möte eller kanske en konferens bör man vara ett par stycken i detta arbete. För ett mindre möte i det dagliga arbetet är det den som sammankallar som har detta på sin to-do-list.

Syfte och Mål

Det kanske viktigaste att fastställa innan något annat planeras. Vad är syftet med mötet? Ett möte som har som mål att ta fram en ny produkt kanske fokus mest ska ligga på kreativ brainstorming. Är syftet att se varför försäljningssiffrorna dalar bör fokus ligga i analys och tydliggörande presentationer. Att ha ett tydligt syfte och mål ger utgångspunkt för hur mötet ska planeras.

Vilka ska kallas

En mycket viktig punkt som bör få mer fokus i mötesplaneringar. Vilka är egentligen relevanta för mötet? Tankesättet ”så här har vi alltid gjort” är förödande för ett kreativt möte. Kalla de som kan bidra, har nytta av eller vill vara med. Den som blir till möten där denne inte kan bidra eller inte har nytta av informationen kommer med största säkerhet inte vara en peppad och engagerad mötesdeltagare. Våga vara lite djärv i vilka som kallas!

Bjud in till möte

Då är det dags att skicka en inbjudan. Var ut I god tid så att dina deltagare förhoppningsvis har luckor i sin kalender och du har lite utrymme för att hitta en ny tid om många inte kan. Ange tydligt datum, tid och plats. Det behöver också tydligt framgå i inbjudan vad mötet ska handla om så att deltagaren direkt kan avgöra om detta är relevant och något man vill och bör delta på. Få saker irriterar så mycket som att få en luddig mötesinbjudning och du riskerar att ”tappa” deltagaren innan mötet ens har börjat.

Notera! Att ha en helt klar agenda är inte nödvändigt för att skicka ut inbjudan. Gör en kort sammanfattning av syftet och målet i inbjudan och skriv att komplett agenda kommer senare.

Agenda med tydligt mål och innehåll

Då kommer vi till den viktiga agendan. Här gäller det att balansera mellan kreativitet och effektivitet. Släng inte iväg en agenda med 30 punkter, hänvisningar, förklaringar och inläsningsmaterial. Att alla deltagare kommer hinna gå genom, fundera och reflektera över all data är ytterst tveksamt. Det är snarare så att intresset för mötet dalar då det är så mycket information att ta in. Håll istället agendan relativt kort med huvudpunkter och stora drag. Sätt gärna upp redan nu hur mycket tid varje punkt ska ta under mötet och ange vilka av punkterna som kräver eventuell inläsning. Finns det punkter där någon av deltagarna behöver förbereda mer än andra? Var tydlig med den informationen så alla vet.

Under mötet

Ofta läggs fokus på vad mötet ska innehålla och alldeles för lite energi läggs på hur deltagarna ska ta informationen till sig på bästa sätt under mötets gång. Innan du vet ordet av står du där med 159 slides och sovande deltagare. För att få ett kreativt möte där alla deltar finns tre ord att lägga på minnet – Variation, Interaktion och Reflektion. Få med dessa delar så håller du deltagarna på topp och optimerar möjligheterna för att nå ert mål med mötet.

Variera mötets arbetssätt

Ska kvartalsrapporten presenteras? Skippa 2 timmar dragning med siffror och ge deltagarna ett faktum. 3 parametrar sticker ut positivt. Diskutera i smågrupper och se om ni kan komma på vilka?! Skicka in gissningar i digitalt verktyg som sen kan presenteras. Fanns rätt svar med?

Att jobba med lite oväntade och nya sätt för att jobba med ”gamla” ämnen lyfter mötet.

Interaktion under mötet

Låt inte mötet bli en envägskommunikation där en person står och mässar. Förtydliga, förklara och förenkla genom att skriv och rita. Använd digitala hjälpmedel som appar eller jobba med post-it-lappar i olika färger. Det spelar egentligen inte så stor roll vilka verktyg man använder bara man använder något. Fördelarna med appar är dock att man kan välja att vara anonym vilket ger betydligt mer ärliga och mångfasetterade svar. Genom att använda hjälpmedel, röra sig i lokalen och byta arbetssätt kommer också kroppsspråket mer till sin rätt.

Respektera tiden och reflektera

Två väldigt viktiga parametrar för ett effektivt möte. Det gäller att hålla tiden så att alla får komma till tals och alla punkter hinns med. Men att hålla tiden är också viktigt så att den så ofta bortglömda reflektionen hinns med. Att ta ett par minuter efter avslutad punkt eller moment för att enskilt eller i grupp sammanfatta kan många gånger ge de allra bästa resultaten. Då är allt färskt och man får en stund att landa. Det ger också ett fint avslut och bäddar för en bra inledning av nästa moment.

Efter mötet

Det kanske vanliga misstaget och också något som är förödande för mötet är att inte ta tiden för efterarbete. Det är ju egentligen efter mötet själva arbetet med vad det nu var ni skulle komma fram till på mötet börjar!

Protokoll ska skickas ut

Se till att jobba genom ett bra och välformulerat protokoll med tydliga action points och en ägare (minst) till varje punkt. Sätt tydliga tidsramar för när punkterna ska vara åtgärdade och vad nästa steg är. Behöver uppföljningar bokas? Kompletterande dokumentation upprättas?

Nästa steg är superviktigt att formulera tydligt så att alla förstår och är medvetna om vad som ska hända härnäst.

Värt att tänka på efter mötet

Protokoll och action points bör vara levande dokument som alla har tillgång till för att vara till någon nytta. Ta för vana att inte maila ut detta utan jobba hellre med en gemensam molnbaserad lösning som alla kommer åt. Ladda upp protokollet och action points så att alla kan editera och lägga till sina kommentarer och ladda upp sitt material. Följ upp så att det syfte och mål ni hade från början kan ses över och slutligen nås.

Summering

Att skapa kreativa möten handlar om så mycket mer än att ha kul. Det är såklart viktigt men än viktigare, och i viss mån klurigare, är att nå effektiviteten. Att ha effektiva möten där punkter kan checkas av och mål nås kommer kännas som bra och kul möten. Det hänger ihop. Vi människor vill kunna checka av och blir klara. Det ger oss en känsla av tillfredställelse. Om man då kan ha effektiva möten där vi når våra mål och ha kul samtidigt – då minsann har vi nått långt.

En sista lista med tips för riktigt bra, kreativa OCH effektiva möten:

• Låt ordförande-pinnen gå runt. Ett mycket bra sätt för att få varierande möten.
• Byt lokal. Att se något nytt kan väcka vilken trött mötesdeltagare som helst.
• Nya metoder för insamlande av information. Finns massa kul appar. En favorit är Klaxoon.  
• Bjud in oväntade deltagare. Ta in en gästföreläsare eller en medarbetare från en helt annan avdelning.  
• Kreativa inbjudningar. Skicka flaskpost eller ett snyggt printat papper istället för ett trist mail.
• Byt protokollskrivare. Låt alla skriva protokoll. Det är både nyttigt och ger en annan inblick.  Eget ansvar. Kom föreberdd och pepp på mötet. Det är inte bara din egen tid som läggs på mötet.  
• Jobba med tvärtom-övningar. Vad är den VÄRSTA som kan hända? Och hur skulle vi lösa det? Ett kul sätt att hitta lösningar.
• Digitala verktyg. Finns en uppsjö för allt från mentometerundersökningar till ordmoln. Ett enkelt och bra sätt att få alla delaktiga.

Har ni svårt att få till internkommunikationen och era möten? Det är inte så lätt att själv förändra möteskulturen för ett företag. Då kan vägen till framgång vara att ta hjälp av en kommunikationsbyrå! 3 Plan konsult kan hjälpa er att ta fram mallar och verktyg för möten eller andra kommunikationsprocesser ni vill utveckla och förbättra. Det kan vara allt från kommunikation på sociala medier och nyhetsbrev till offertskrivning och inkluderande kommunikation.

Läs mer om varumärkesarbete från grunden här! Där tar vi verkligen ett rejält omtag från grunden gällande företagskultur, företagets varför, värdegrund och långsiktigt strategiskt tänk kring kommunikation och marknadsföring. Både internt och externt!