Det är sällan man talar om administrativ kommunikation. Kommunikation och Marknadsföring är ord som ofta förknippas med nya kampanjer, skyltmaterial, trycksaker och webbplatser. Men – som företag kommunicerar man ju på så många ställen i relationen med en kund. Låt oss kika på ett mycket viktigt exempel – offerten. Offerten är det slutgiltiga steget innan affär och kan verkligen vara avgörande för ett ja eller nej från kunden. Att formulera en korrekt, informativ och lättläst offert är en liten konstform i sig och i den här artikeln tar vi upp offertskrivningens bästa tips!

Att ”skriva ihop en offert lite snabbt”

Första budordet – det går INTE att skriva ihop en offert lite snabbt. Att skriva en bra offert som ökar chanserna för att affären ska gå i lås tar tid och kräver arbete. Så från nu flyttar vi offertskrivandet från ett nödvändigt ont till högprioriterad arbetsuppgift. Flytta fokus från att det är trist och ett måste till att det är något värt att lägga tid och energi på.

Frågorna att ställa innan offerten skrivs – Behovsanalysen

För att din kund ska läsa och med lite tur nappa på din offert kommer här det absolut viktigaste tipset till en lyckad offert – Har du gjort en grundlig behovsanalys? Utan en behovsanalys vet du inte vad din kund vill ha och har därför inte en rimlig chans att skriva en bra offert som överensstämmer med kundens förväntningar. En passus här är att vi inte gräver ner oss i behovsanalysen som inte på något sätt alltid är så här enkel och straight forward.

Behovsanalysens frågor i korthet

Vet du vad kunden vill ha?

Har du all information du behöver om vad din kund vill ha så att du faktiskt kan offerera just det?! Grunden i en bra offert är ju att den faktiskt just innehåller det man vill köpa. Inte massa extra grejer, utrustning och tillägg som man inte bett om men inte heller en för kort och dåligt utformad offert som inte ger mig som kund pris på allt jag vill ha.

Vet du vad som verkligen är viktigt för kunden? 

Är det färgen, priset eller storleken som är det viktigaste? Eller är det serviceavtalet eller garantierna som är avgörande? Oavsett vad du ska offerera kommer svaret på dessa frågor vara lika många som antalet kunder. Alla har olika ingångsvärden, erfarenheter och referenser. Se till att du vet just vilken eller vilka som är avgörande för varje kund och vad du då ska fokusera på i din offert.

Vet du när kunden är villig att göra avslut?

Är det bråttom kanske kunden kan ta ett högre pris eller större modell. Har kunden gott om tid kanske man hellre väntar på rätt färg eller ett kampanjpris. Se till att du har rätt förutsättningar för kundens tidsramar.

Vet du vem som tar beslutet?

Ytterst viktig fråga. Är det personen du pratat med som kan ta beslut eller ska din offert läsas av en chef som har sista ordet. Att formulera en offert för tredje person kräver ytterligare noggrannhet och utförliga beskrivningar. Kanske måste fullständiga garantier bifogas eller en extra utförlig teknisk specifikation tas med för att beslut ska kunna tas av någon som inte varit med i processen från början.

Nu när vi har full koll på vad kunden faktiskt vill ha, vilka tidsramarna är och vad de främsta prioriteringarna är kan vi börja författa själva offerten!

Tydlighet

Kunden vill inte få massor med onödig info och text – och det är här övning och kommunikationstänket kommer in. Håll det väldigt tydligt och informativt men utan att sväva ut och bli långrandig. Fokusera helt på den informationen du har från behovsanalysen och se till att svara på exakt de frågetecken kunden har. 

Offerten ska ha ett upplägg så att kunden snabbt kan läsa igenom offerten och komma till kärnan men ändå få tillgång till all relevant information.

Vad får jag? Och till vilket pris? Får jag alla tillbehör/tillägg jag vill ha? Vad är mervärdet för mig? På så vis kan kunden lätt skapa sig en uppfattning om vad dom får och vad som är rimligt att förvänta sig. 

Enkelt förklarat ska en offert (minst) innehålla:

• Tjänst/ produkt  i korthet och pris. 
• Tydlig beskrivning på vad som ingår. 
• Tillägg/extra produkter som kan ge mervärde och merförsäljning.
• All viktig och relevant information gällande bolagets uppgifter och betaldetaljer.

Alla vill göra en bra affär 

Har du flera olika alt. I din offert börja då alltid med högst pris först. Och jobba dig sedan nedåt. Vi vill inte att kunden ska börja med att läsa ditt billigaste alternativ för att sen bli chockad över hur mkt dyrare det bästa alternativet är. Vi vill tvärt om. Att vår kund ser alla fördelar och extra saker som ingår i det större erbjudandet och sen inser hur mycket som sen missas om valet baseras enbart på pris.

Rabatter eller inte ? 

Att sätta rätt pris direkt är egentligen kanske det mest optimala. På så vis slipper man onödigt bortkastad tid och långdragna förhandlingar. Men hur gör man då i en tid när konkurrenten aldrig är längre bort än ett par klick på Google? 
Jo, man jobbar med rabatter ändå. Rabatter kan vara ett bra verktyg för att just gör offerten lite mer lockande och ge den där känslan av ett fynd. För alla vill först och främst göra en bra affär, känna att man gjort ett kap. Att se redan i offerten att man fått en rimlig rabatt gör att kunden direkt känner att wow – här har jag fått ett bra pris och man garderar sig lite från att hamna i en prutförhandling med höga rabatter.

Behovsanalys 2.0

Redan under behovsanalysen kan man passa på att säkra upp ett par frågor till som är till stor hjälp för offertskrivandet – tex

• Har ni talat med fler leverantörer ?  Isf. Vilka ? 
  (Här kan du få otroligt mycket gratis information. Om det kanske är en  konkurrent du känner till och vet vilka USP:ar, priser och upplägg de jobbar med) 

• Vad krävs för att få till en affär mellan oss ? 
  Är produkten / tjänsten / lösningen / tillgängligheten det absolut viktigaste är inte priset det som avgör huruvida du kommer få affären eller inte! Är tex 24/7 support viktigare än allt annat spelar det ju ingen roll hur billig du är om du ändå inte kan leverera det kunden vill ha ! 

Fullständig info i din offert

Se till att alltid skriva in tillräckligt med info i bilagor till din offert så att kunden kan jämföra med andra. Att hoppa över information eller skippa detaljer kan kännas lockande om man kanske har en svaghet på någon punkt men det är bara att lura sig själv. Det kommer aldrig bli en bra affär i slutändan om kunden sen kommer och saknar något. Var tydlig och noggrann i alla beskrivningar och se till att offerten verkligen täcker allt ni pratat om. Känner kunden att punkter och information saknas rasar trovärdigheten och risken är att man vänder sig till någon annan leverantör.

Layout på en offert

En offert är kanske inte det material man tänker på i första hand när det gäller layout men även en offert måste skapas med en tanke bakom. Offerten är starkt förknippad med varumärket och det måste synas. Se till att den följer den grafiska profilen. Lägg lite extra tid på att formatera texter så att den blir snygg och prydlig. Se över så att alla företagets uppgifter, betaldetaljer och kontaktinformation finns med och till sist en detalj som vi tycker är lite pricken över i – gör offerten personlig. Lägg till ett snyggt försättsblad med en personlig hälsning som tackar för förtroendet.

Och det sista – sy ihop säcken!

FÖLJ ALLTID UPP INOM EN RIMLIG TID! 

Att skicka offerter och sen förvänta sig att kunden ska ringa är fel väg att gå. Led affären från början till slut och kontakta kunden. Hör om det finns några frågetecken eller önskemål som saknas. Om du kan komplettera eller lägga till något. Att följa upp sin offert är A och O för att vinna affären!